Rolul internetului în viața noastră este incontestabil. Putem relaționa mai ușor, putem încheia contracte mai repede și la distanțe foarte mari, putem trimite documente către instituțiile statului etc. Există însă și un inconvenient. Semnătura olografă nu mai are aceeași valoare pe un document digital. Ea poate fi decupată și atașată altor documente, fără ca acest lucru să poată fi depistat. De asemenea, documentul digital pe care e aplicată poate suferi numeroase modificări astfel că anumite persoane se pot trezi cu obligații pe care nu și le-au asumat.

În mediul online, semnătura olografă poate fi înlocuită cu semnatura electronica. Cea din urmă certifică faptul că documentul digital este realizat sau cel puțin asumat de cel care este îndreptățit să genereze semnătura digitală și că acesta nu a suferit modificări ulterioare semnării lui.

Trebuie menționat însă că singurul instrument care poate face ca un document digital să fie asimilat unui înscris sub semnătură privată este semnatura electronica extinsă bazată pe un certificat digital calificat și generată cu ajutorului unui dispozitiv securizat. Acest lucru rezultă chiar din Legea 455/2001 privind semnătură electronică.

În această lege găsim și definiția semnăturii digitale. Aceasta este definită ca o serie de date în formă electronică ce sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică pentru a servi ca mijloc de identificare. În cazul semnăturii electronice extinse, această definiție rămâne valabilă însă mai trebuie completată cu patru obligații prevăzute expres în legislație.

Cine poate folosi semnătura electronică

Semnătura digitală / semnatura electronica poate fi folosită de orice persoană care are o pereche funcțională alcătuită dintr-o cheie privată și o cheie publică, obținută de la un furnizor de servicii de certificare, împreună cu un certificat digital simplu, dacă vorbim de o semnătură electronică simplă, sau un certificat digital calificat, dacă vorbim de o semnătura electronica extinsa.

Certificatele digitale calificate vin la pachet și cu un dispozitiv securizat ce are atașat un cod PIN. Toate certificatele digitale calificate eliberate de furnizorii de servicii de certificare acreditați în România sunt recunoscute, în baza unor tratate internaționale, în multe state din Spațiul Economic European. În rândul celor mai cunoscuți furnizori de certificate digitale din țara noastră se află Cert Sign, Digi Sign, Trans Speed, Alfa Trust.

​​​​​​​Unde poate fi folosită semnătura electronică și care sunt avantajele folosirii ei

Semnatura electronica / digitală poate fi aplicată pe o serie de documente generate cu ajutorul unor programe informatice precum editoarele de text, editoarele video, programele de prelucrare imagini, programele de calcul tabelar, programele de evidență contabilă.

Documente semnate electronic pot fi folosite ulterior în relația cu unele instituții ale statului precum ANAF, Registrul Comerțului sau CNAS-ul. Lista acestor instituții este mai mare și continuă să se extindă. Unele dintre acestea primesc anumite documente doar în formă electronică și, bineînțeles, doar semnate digital.

Documentele pot fi folosite și în relațiile private pentru încheierea unor contracte, anexe la contracte sau pur și simplu pentru securizarea corespondenței.

​​​​​​​Avantaje utilizării semnăturii electronice 

Avantajele folosirii semnăturii electronice sunt imense. În primul rând se poate realiza o economie importantă de timp și resurse financiare. Documentele nu mai trebuie imprimate sau scanate, nu mai trebuie arhivate într-o arhivă clasică. El pot fi imprimate oricând însă acest lucru devine doar o opțiune. Timpul care în mod obișnuit era folosit pentru deplasarea la instituțiile statului sau la terți pentru depunerea de acte sau pentru semnarea contractelor, poate fi folosit acum strict pentru activitățile direct productive.

Există o serie de firme care participă la licitațiile publice. Cu ajutorul semnăturii electronice pot licita direct din propriul birou, iar contestațiile se pot soluționa mai repede, sărindu-se peste etapa în care plicurile cu documentele necesare contestației pot fi ”plimbate” între expeditor și destinatar mai multe zile.

Marius Apetrei
Delfin Software
contact@delfin.ro