Conceptul de creștere a eficienței este, tot mai des, întâlnit în orice companie. Indiferent de mărime sau obiect de activitate, firmele au nevoie să-și administreze eficient afacerile, ca să micșoreze costurile și să sporească productivitatea. Noua realitate provoacă și mai mult mediul de business, iar performanța depinde acum de instrumentele inovatoare, utilizate în procesul de lucru, și de posibilitatea de a le controla de la distanță. Dacă vrei o schimbare în bine la nivelul companiei tale, iată trei modalități prin care poți eficientiza întreaga activitate:

1. Investește în echipamente și aplicații eficiente

Tehnologia salvează timp prețios și optimizează procesele de lucru. Chiar dacă ai echipa potrivită, trebuie să iei în calcul și performanța echipamentelor utilizate. În general, pentru persoanele care lucrează la birou, productivitatea este strâns legată de sistemele în care înregistrează datele. De pildă, departamentul de HR este printre cele mai solicitate, deoarece există numeroase modele de contract, norme de lucru ori tipuri de angajați. Implementarea unui soft de gestiune salarii conduce la eficientizarea activității, fiindcă sunt automatizate majoritatea sarcinilor manuale, pot fi generate ușor adeverințe de venit, de sănătate sau pentru concedii medicale ori completate rapid datele privind concediile lucrătorilor. Un astfel de program oferă control total, acces la statistici și rapoarte privind evidența cheltuielilor cu resursele umane, permite înregistrarea coasiguraților, adăugarea de tichete, prime și rețineri. Mai mult, softul de salarii este util și pentru a genera, automat, pontajul pentru toți angajații activi, măsură importantă în creșterea eficienței.

2. Stabilește un sistem clar de lucru

Organizarea este unul dintre punctele-cheie pentru o activitate zilnică eficientă. Înainte de toate, o firmă trebuie să funcționeze ca un tot unitar, chiar dacă fiecare angajat are rolul său specific. Pune la punct o strategie pentru desfășurarea activității, definește obiectivele companiei pe termen scurt, mediu sau lung și stabilește responsabilii pentru implementarea acestora. Orice antreprenor trebuie să fie transparent în direcțiile de business pentru ca angajații să înțeleagă cum trebuie să lucreze, de ce și pentru ce. Prioritizează taskurile, dacă îți dorești mai multă eficiență, mai ales că sarcinile care nu sunt atât de productive și au un termen de livrare prelungit pot fi îndeplinite mai rar.

De asemenea, este necesar ca, în planificarea modului de lucru, să ții cont și de resursele umane, cel mai important pilon în eficientizarea activității firmei. Așadar, recrutează oameni capabili care se potrivesc în companie, investește în dezvoltarea profesională a angajaților, promovează inițiativele și oferă autonomie fiecărei persoane în parte, oferă bonusuri și alte avantaje, pe lângă câștigurile salariale. Toate aceste măsuri au rolul de a crește productivitatea salariaților și, implicit, a companiei.

3. Externalizează anumite operațiuni de suport

Toate afacerile se confruntă cu probleme, când vine vorba de reducerea cheltuielilor operaționale. În mixul de produse sau servicii livrate de o companie se regăsesc adesea elemente care generează pierderi importante ori care pot fi eliminate, pentru a crește profitul. Eficientizare înseamnă, printre altele, și reducerea costurilor. Una dintre cele mai bune modalități de a diminua cheltuielile este să externalizezi o parte din operațiuni, de exemplu activitățile ce țin de IT sau juridic, fiind mai ieftin decât să plătești angajați full-time. Banii și timpul economisiți pot fi investiți în diferite procese operaționale, ca să generezi mai mult profit. Analizează, atent, fiecare activitate în parte și determină corect relevanța acesteia în cadrul organizației, pentru a stabili dacă ai nevoie de angajați permanenți ori este mai eficient să apelezi la diverși colaboratori externi.

Pune accent pe calitate, indiferent că este vorba de echipamente, resurse umane, sisteme informatice sau alte materiale, dacă vrei să obții eficiență. Poate, inițial, vei face o investiție costisitoare, ce se va amortiza în timp, ori vei apela la schimbări majore, însă, merită pentru creșterea randamentului.

Ciel.ro